Sistemul de Management al Proceselor pentru Firmele de Contabilitate - Digitalizarea companiilor din Romania - Brunomag Concept SRL

De ce sistemul Brunomag de management pentru cabinetul tau?

   Majoritatea firmelor de contabilitate lucrează reactiv, trecând de la o urgență la alta, pierzând imaginea de ansamblu și neavând suficient control asupra proceselor de lucru.

Aceste urgențe și întreruperi generează frustrare, pierdere de timp și lipsă de predictibilitate.

       ✅ Soluția noastră: Un program complet de formare în management operațional și strategic, derulat pe 12 luni, care te va ajuta să îți recâștigi controlul asupra afacerii de contabilitate, să îți disciplinezi portofoliul de clienți și să ai mai mult timp pentru dezvoltare și strategie.

  Programul combină consultanta in management, coaching, training, întâlniri lunare și un sistem clar de roluri și responsabilități, astfel încât să poți trece de la muncă reactivă la un model de business organizat și munca sa fie mai usoara

Chiar din primele luni, vei începe să obții mai mult control asupra proceselor, mai mult timp pentru dezvoltare și vei ajunge să lucrezi cu clienții “în echipă”.

    În plus, vei implementa fișe de lucru per client, ceea ce va reduce erorile și va asigura livrarea corectă și completă a serviciilor de contabilitate, indiferent de tipul de client.

Ulterior, aceste procese pot fi transpuse într-un soft de management, care va contribui la automatizarea muncii, la reducerea greșelilor operaționale și la creșterea transparenței în echipă.

🔹 Automatizări sau funcționalități care au fost incluse în sistemul Brunomag în alte implementări:

• Plan de lucru lunar generat automat, personalizat la nivel de client, ținând cont de responsabilități și de etapele de lucru;

• Remindere automate prin email/SMS pentru colectarea actelor doar celor care încă nu au adus actele;

• Clarificări automate pentru documente lipsă sau probleme care împiedică finalizarea muncii;

• Contorizarea automată a datei primirii actelor și a datei finalizării prelucrării lor, pentru a se putea analiza profitabilitatea acelei colaborări;

• Monitorizarea numărului de clarificări necesare per client pentru a măsura „frecușul” în colaborarea cu clienții și a crește eficacitatea, nu doar eficiența!

• Evidențierea serviciilor suplimentare și a sumelor ce ar trebui facturate;

• Privire de ansamblu asupra activității cabinetului, pentru un control mai bun și pentru prevenirea situațiilor stresante;

• Gestionarea încărcării muncii în echipă și planificarea transparentă a sarcinilor pentru eficiență maximă;

• Raportare în timp real și alerte interne pentru a urmări procedurile din etapele de adus și lucrat acte.

• Posibilitatea de a colecta actele în mod organizat și centralizat lună de lună sau de a genera rapoarte de activitate sau rapoarte financiare

• Posibilitate de a centraliza într-un singur canal toate solicitările venite, în funcție de tipul de client și de tipul de serviciu solicitat

👥 Beneficii pentru echipă:

• Focus pe organizarea și corectitudinea muncii;

• Reducerea întreruperilor cauzate de lipsa clarității în procese;

• Comunicare centralizată, astfel încât toate informațiile relevante să fie la îndemână;

• Gestionarea cu ușurință a stadiului dosarelor și a comunicării interne;

• Planificare transparentă a sarcinilor de lucru.

🎓 Beneficii pentru experți/seniori:

• Focus pe controlul calității muncii și reducerea erorilor;

• Monitorizarea clară a etapelor de lucru și a listelor de verificare;

• Evidențierea serviciilor suplimentare ce trebuie facturate către clienți;

• Rapoarte în timp real privind dosarele care necesită verificare.

🏢 Beneficii pentru CEO:

• Reducerea întreruperilor cauzate de clienți prin automatizarea notificărilor;

• Evaluarea gradului de încărcare al echipei pentru a optimiza resursele;

• Facturarea serviciilor suplimentare fără pierderi financiare;

• Preluarea de clienți noi în mod facil printr-un sistem standardizat;

• Mai mult timp pentru furnizarea de servicii cu plus valoare ridicată (expertize, analize financiare);

• Adoptarea unei strategii de management bazate pe procese digitalizate, care eliberează timp suplimentar pentru dezvoltare.

Firmele de contabilitate nu cresc doar prin munca intensă, ci și printr-un echilibru bine gândit între:

• Creșterea si consolidarea echipei – Angajarea și delegarea eficientă, fără haos operațional și cu asigurarea calității muncii.

• Adaptarea la schimbările legislative și din piață – Să nu rămâi în urmă cu modificările din fiscalitate și contabilitate și cu normele de aplicare.

• Comunicarea și renegocierea cu clienții – Să ai o poziție clară și să facturezi toate serviciile oferite, inclusiv expertiza dobândită și ținută cu efort la zi.

Fără un sistem clar, antreprenorii în contabilitate rămân blocați în detalii operaționale, trec de la un soft la altul în timp ce-și fac munca pentru a îndeplini termenele limita legale.

Dar astfel pierd din vedere obiectivele mari, precum repoziționarea ca parteneri de creștere pentru clienții lor sau oferirea de servicii suplimentare valoroase.

• Crearea unor fișe de lucru per client pentru controlul calității;

• Gestionarea echilibrată a încărcării echipei;

• Prestarea serviciilor la timp, corect și complet;

• Prevenirea întârzierilor din partea clienților;

• Reducerea numărului de clarificări privind documentele lipsă sau situațiile ce necesită intervenție.

• Alocare de timp pentru perfecționare, care să nu fie în concedii sau în weekend

• Crearea unui manual de proceduri interne care să acopere atât procesele operaționale, cât și cele administrative sau ocazionale

• Terminarea prelucrării lunare între 20-22, în loc de 25-26

• Creșterea veniturilor prin facturarea corectă a serviciilor suplimentare cu +7-15% pe an din cifra de afaceri;

• Reducerea timpului administrativ cu 30-60 min/zi per angajat;

• Crearea de pachete de servicii care să pună în valoare expertiza și suportul oferit;

• Crearea de condiții generale de afaceri pe care clienții să le și urmeze;

• Reducerea timpului consumat cu documente lipsă cu 10% (echivalent cu o lună economisită pe an).

• Crearea unei culturi organizaționale bazate pe valori, pentru a atrage si retine in firma talentul potrivit;

• Implementarea unui sistem de obiective trimestriale (OKR);

• Introducerea unor mecanisme de îmbunătățire continuă bazate pe feedback din echipă și de la clienți.

• Crearea unui plan de marketing pentru atragerea de clienți, cu diferențiatori și beneficii

Implementam un program pilot care dureaza de obicei intre 1-4 luni, avand scopul de a introduce gradat persoanele in acest proces. Pe intreaga sa durata se experimenteaza, valideaza si se iau decizii impreuna pe termen lung vis-a-vis de ceea ce se intampla in realitate. 

De exemplu implementarea unui sistem de pontaj in cazul in care 60% din sarcinile firmei sunt repetitive – duce catre esec. Ai mai degraba nevoie de un sistem de organizare de sarcini care sa reduca munca manuala. 

• Nu ai bunurile blocate
• Ramai cu livrabile concrete, ce au un termen de livrare concret
• Obtii rezultate rapide prin cicluri repetate de trial & error
• Costurile de investitie sunt mult mai mici
• Pasii sunt mai siguri spre o transformare de perspectiva intr-un timp relativ scurt.

Intr-o companie sunt sisteme care deja functioneaza. Prin urmare, NU o sa iti sugeram sa schimbi sistemele. Perspectiva noastra este ca – in primul rand sa gasim o solutie fara a schimba sistemele. Stim clar, ca trecerea de la un sistem la altul dureaza si pana la 6 luni, nu mai vorbim de costurile adiacente. 

In cazul in care nu ai un sistem pe care il foloseste echipa, exemplu: CRM, Task Management, Pontaj etc., noi, in urma unei discutii iti putem recomanda ceva care sa te ajute cu adevarat (doar in cazul in care ai procese functionale) SAU putem sa iti sugeram ca urmator pas – consultanta pe procese de lucru in care te ajutam sa iti gandesti toate fluxurile si procesele, ca apoi sa le automatizam.