Stim cat sunt de consumatoare de energie aducerile aminte – cand vine vorba de clientii care trebuie sa aduca actele pentru a inchide luna!
Se apropie data la care clientul ar fi trebuit sa aiba actele trimise, pentru ca munca sa isi aiba un curs productiv si la termen. Dar acesta uneori poate suna ca un un caz ideal si nu toti clientii isi respecta termenele limita. Si e normal, pentru ca pe parcusul lunii intervin o sumedie de lucruri si responsabilitati neprevazute.
Societatea a evoluat foarte mult din punctul de vedere al tehnologiei, asa ca multe dintre lucrurile pe care le facem in fiecare zi au putut fi automatizate. Tehnologia ar trebui privita ca o solutie salvatoare pentru zilele in care ne simtim coplesiti de sarcini si de tot ce ne inconjoara.
Nu e suficienta tehnologia pentru ca lucrurile sa functioneze si sa devina mai usoare. Schimbarea pleaca de la radacina, iar daca radacina nu e sanatoasa, lucrurile nu vor avea un flux productiv.
De-a lungul comunicarii cu numeroase firme de contabilitate, am constatat ca inainte de a face schimbari, trebuie sa privim dinspre interior. Adica sa ne uitam cum isi desfasoara firma activitatea in prezent? Spre exemplu, va puteti pune intrebari de genul: cum se desfasoara munca angajatilor? Avem proceduri dupa care ne ghidam? Ce pasi exista pe parcursul lunii?
Mai apoi trebuie sa ne asiguram ca regulile si procedurile implementate deja existente sunt respectate. Iar o persoana responsabila de aceasta sarcina ar putea aduce imbunatatiri la nivel de organizatie. In momentele de presiune, aceste proceduri vin in sprijinul angajatilor sub forma de ghidaj. Cand intervin si clientii care nu trimit actele la timp, munca poate deveni epuizanta si eficacitatea se poate resimti intreaga luna.
Ceea ce vrem sa transmitem e faptul ca un reminder pentru clientii dumneavoastra implementat la nivel de firma de contabilitate poate fi o posibila solutie pentru perioada de adus acte. Dar pentru ca aceste remindere sa-si faca treaba, e necesar sa aveti deja stabilita o procedura de lucru. In asa fel incat, aceasta solutie sa vina ca un mod prin care nu trebuie sa mai reprezinte un focus la final de luna.
Dumneavoastra va veti puteti focusa pe inchiderea lunii si responsabilitatile adiacente. Timpul castigat poate fi folosit in folosul comunicarii cu clientii, dar si expansiunea portofoliului de clienti.
Conform studiilor, rata de deschidere a unui SMS fata de un email este de 98%. Acest fapt dovedit ne-a facut sa ne dorim sa oferim clientilor nostri remindere prin SMS.
Dar si pentru ca:
- Nu necesita conexiune la Internet; clientii dumneavoastra pot primi mesajele oricand, avand, totodata, si acoperire internationala.
- E la indemana si foarte vizibil, telefonul fiind omniprezent in vietile noastre. Clientii dumneavoastra nu vor omite notificarile primite.
- Aduce o mai buna organizare a muncii pentru toti angajatii, tot acest proces putand fi sustinut de o procedura implementata la nivel de firma.
Adoptand acest reminder prin SMS, la final de luna, un mesaj personalizat de dumneavoastra va fi trimis automat catre clienti. Timpul petrecut pe aducerile aminte este redus si va puteti focusa pe lucruri adiacente care aduc plusvaloare businessului.
Puteti vedea mai jos un exemplu al unei firme de contabilitate, care a adoptat deja aceasta optiune. Acestia au implementat serviciul de SMS pentru a le aminti clientilor sa aduca actele in intervalul 1-5 ale lunii. Fiecare mesaj este trimis in data in care doriti dumneavoastra, catre recipientele alese de dumneavoastra.
Simplu si la obiect, nu?
Daca articolul nostru nu v-a ajutat sa va rezolvati problema, puteti oricand:
Sau daca doriti alte informatii utile legate de digitalizarea societatilor de contabilitate, puteti descarca ebook-ul nostru GRATUIT de aici.
