De ce conteaza digitalizarea?
Conform Indicelui economiei si societatii digitale, Romania se situează pe locul 3 din UE. Locul 3 de la coada. Eurostat estimeaza ca 1 din 5 romani nu a utilizat niciodata internetul si ca mai puțin de o treime au competente digitale cel putin elementare.
Intr-o piata competitiva digitalizarea nu este doar o “moda”, ci este o conditie pentru prosperarea afacerii, daca nu chiar supravietuirea ei. Beneficiile sunt multiple, le gasesti aici. Pe scurt, avantajul este ca iti permite sa iti accelerezi procesele si sa le oferi clientilor tai mai multa valoare. Ca tot veni vorba de clienti, daca alegi digitalizarea iti vei creste considerabil baza de clienti. Nu numai pentru ca vei avea o sursa in plus (offline + online), ci si pentru ca vei economisi timp pe care il vei putea investi in procesarea unui numar mai mare de comenzi. Nu doar clientii se vor bucura de acest pas, ci si angajatii companiei. Sigur, va dura putin pana cand se vor obisnui cu noile sisteme, insa ulterior vor vedea ca le este mult mai usor. Fara digitalizare nu poti implementa automatizari. Iar automatizarile iti vor scuti foarte multe ore de munca.
Minimul necesar pentru o strategie de digitalizare:
Cand se gandesc la digitalizare, multi oameni se gandesc doar la construirea unui site. Gata, avem site, suntem in online! Ceea ce este doar partial adevarat, adica incomplet. Website-ul este primul pas important in strategia de digitalizare, insa nu este suficient. Asadar, noi ne-am gandit ca pentru a te digitaliza pe bune, ai nevoie de aceste 6 elemente de baza:
1.Website. Site-ul este cartea de vizita a afacerii tale! Asadar, vrei sa reflecte cultura ta organizationala, vrei sa le comunice potentialilor clienti motivele pentru care ar alege afacerea ta in locul competitorilor. Aici este important sa ai o u cateva articole care, atentie, vorbesc despre industria in care activezi la nivel general, nu despre afacerea ta.
2. Facturare digitala. Cand iti pui site-ul la punct, integreaza-l cu o platforma de facturare online. Nu o sa regreti decizia, pentru ca vei vedea cat de mult iti usureaza viata o asemenea platforma. In loc sa completezi manual facturi si sa te asiguri ca le trimiti la timp, poti sa uiti de grija lor- aceste actiuni se pot genera automat. Asa te asiguri ca esti la zi cu contabilitatea, fara sa depui efort si incasezi mai rapid banii. Noi folosim SmartBill, dar exista si alte platforme similare, cum ar fi Facturezi Gratuit Online.
3. Social media. Aici ar fi nevoie macar de pagina de Facebook. Pentru a denota profesionalism ar fi foarte utila o pagina de Linkedin, indiferent de industie. Pe langa Facebook si Linkedin, mai poti intra si pe alte platforme in functie de ce are cel mai mult sens pentru afacerea ta. In domeniile fashion si culinar se potrivesc de minune Instagram si Pinterest. Daca ai clienti din afara (America, de exemplu), s-ar putea sa mearga si un cont de Twitter, intrucat in Romania nu este atat de accesat. Poate vrei sa iti deschizi un vlog pe youtube, unde sa educi publicul in legatura cu domeniul in care activezi sau sa il inveti cum sa iti utilizeze produsul.
4. Comunicare interna. Este de preferat sa implementezi un canal de discutii legate de munca, distinct de cel folosit in conversatiile de zi cu zi. Astfel eviti distragerea atentiei si delimitezi mai usor viata privata de cea profesionala. Noi folosim Slack, care ne permite sa adaugam canale foarte specifice, grupate pe proiecte sau pe diverse subiecte. Poti sa ai si un canal dedicat discutiilor informale, incat sa nu duci lipsa glumelor intre colegi cand alegi sa lucrezi de la distanta.
5. Task management. De muncit, muncim. Dar cum facem sa stim cam pe unde ne situam cu munca? Ce s-a facut, la ce se lucreaza acum si ce mai e de facut ulterior? Nu trebuie nici sa iti incarci mintea cu aceste detalii, nici sa intrebi toata ziua “cum stam cu proiectul?”. Trebuie doar sa implementezi o solutie de task management. S-ar putea sa nu ai nevoie de ceva sofisticat, poti folosi chiar si clasicul calendar. Un instrument simplu pentru asa ceva este Trello, insa cand vine vorba de proiecte numeroase e mai potrivita o solutie care sa permita alt grad de complexitate, cum ar fi GanttPro sau Jira.
6. CRM. Implementarea si configurarea unui CRM devine necesara in momentul in care incepi sa ai o baza de clienti, colaboratori, potentiali clienti, potentiali angajati, abonati la newsletter etc. Serios, cata vreme o sa ii mai introduci manual intr-un Excel? In CRM ajung automat din interactiunile de pe alte canale, nu mai ai cum sa ratezi pe cineva.
E drept ca va fi dificil sa te digitalizezi dintr-o data. Sa nu uitam ca digitalizarea este un proces, care, la fel ca orice alt proces, se desfasoara in etape. In functie de specificul afacerii tale, poti grupa elementele de mai sus in 3 etape:
- Comunicare interna & task management (esentiale pentru buna functionare a echipei si absolut vitale pentru telemunca)
- Website+facturare digitala & social media (astfel incat sa iti construiesti prezenta online pentru clientii tai)
- Implementarea si configurarea CRM-ului (atunci cand clientii incep sa apara si ai nevoie sa gestionezi relatia cu acestia si sa le oferi cel mai bun customer service)
Utilizarea tehnologiilor de mai sus va duce la o pozitionare mai buna pe piata online. Afacerea digitalizata ofera companiilor noi modalitati de conectare, colaborare si ajuta construirea de punti intre oameni. Revoluția digitala este alimentata de evolutia tehnologiei – internetul, automatizarile, integrarile de sisteme, inteligenta artificiala si robotica sunt toate instrumentele pe care le putem folosi pentru a indeplini sarcinile mai usor. Inovarea permanenta, adaptarea si imbunatatirea constanta a solutiilor duc la o afacere transformata digital. Tu vrei sa treci la digitalizare sau ramai la munca manuala?
