Evolutia sistemelor tehnologice se petrece in fiecare zi, avand ca efecte, de cele mai multe ori, eficientizarea si rapiditatea muncii.
Dar oare cunoastem mereu beneficiile tehnologiei?
Nu este usor sa schimbati modul de munca cu care v-ati obisnuit de ani de zile – in cazul de fata: Excel cu un sistem nou-nout. Si intelegem perfect sentimentele. Dar uneori din dorinta de fi mai odihniti si mai eficienti, schimbarea merita.
De cate ori nu vi s-a intamplat sa va prinda sfarsitul lunii complesiti de task-uri care, desi se repeta in fiecare luna, aveti impresia ca tot timpul intalniti omisiuni si nu reusiti sa o scoateti la capat cu documentele pierdute?
Intalnim deseori urmatoarele scenarii:
- Intr-o luna, unul dintre colegii dumneavoastra a uitat sa updateze complet excelul , mai mult sa il si trimita echipei. A plecat in concediu si nu ati mai putut finaliza procesul de inchidere a lunii la timp, pentru ca toate datele importante erau acolo si totul a trebuit refacut de la 0.
- Colega dumneavoastra a omis sa trimita o declaratie pe motiv ca un client nu a fost adaugat in sistem la timp, din cauza prea multor sarcini care au venit intre timp si nu au putut fi gestionate eficient.
Toate aceste situatii se intalnesc intr-o firma de contabilitate si, cu siguranta, putem insira multe altele.
In general Excelul este folosit atat pentru insertia datelor, a evidentelor contabile, dar si organizarea sarcinilor. Insa de multe ori, va confruntati cu impedimente survenite pe parcursul lunii, cum am vazut mai sus: un singur document plimbat prin casuta de email va ajunge sa se piarda sau imposibilitatea de a avea o privire de ansamblu.
Si atunci exista o alternativa a Excelului? DA!
Recomandam un sistem pentru o gestionare mai buna a sarcinilor. Acest sistem ofera simplitate si este usor de urmarit de catre oricine. Mai mult:
- Posibilitatea de a automatiza sarcinile care se repeta lunar
- Datorită platformei, sistemul de muncă se va simplifica, deoarece fiecare angajat știe ce si cand are de făcut o anumita sarcina, poate verifica oricand statusul unei sarcini – dacă este blocată undeva și se decalează vreun termen. Asta va permite sa luati actiuni in prealabil.
- Primiti training si consultanta pe toata durata implementarii.
Asa cum lumea nu s-a creat intr-o zi, nici schimbarea nu se va face intr-o zi.
Daca doriti tranzitia de la Excel spre un program de gestiune a sarcinilor, asigurati-va ca urmati pasii acestia:
- Stabiliti procedurile deja existente in firma. Va puteti ajuta de acest template.
- Odata stabilite procedurile, veti sti deja unde mai trebuie lucrurile slefuite si e nevoie de mai multa organizare.
- Acum aveti o claritate asupra cine/ce/cand face.
- Excelul poate fi folosit in continuare, iar noul sistem de gestionare a sarcinilor poate fi implementat treptat.
Puteti porni de la task-uri simple ca: inregistrare OP-uri si acel task sa fie trecut prin toate etapele lunii si angajatii pot folosi acest proces si pentru urmatoarele task-uri.
Pentru mai buna vizibilitate, vedeti mai jos un exemplu de tabel personalizat pe baza etapelor deja existente într-o firma de contabilitate.
Documentul de mai sus este documentul cu care lucreaza toti angajatii. Informatiile legate de ce se intampla in firma nu se mai pierd si sunt usor de gestionat.
Mai mult, prin schimbare, in timp va crește productivitatea şi calitatea serviciilor oferite, deoarece veți avea o privire de ansamblu asupra activității întregii firme. Veți ști ce se întâmplă și veți putea interveni unde este necesar pentru a ajuta atat clientii, cat si angajatii.
Iar un alt beneficiu este si faptul ca veti putea gestiona mai multi clienti, deci va puteti focusa pe a creste lista de clieni noi . Astfel, firma isi diversifică și mai mult portofoliul de clienți.
Dar atentie! Un lucru pe care il tot auzim de la clientii nostri contabili este beneficiul personalizarii fluxului de lucru in acest program de gestiune a sarcinilor.
Personalizarea programului inseamnă ca se pot adăuga orice nume de campuri doriți, reguli de trecere dintr-o etapa intr-alta, sub-sarcini, proiecte specifice pe clienți, etapele organizatiei dumneavoastre – de exemplu: prelucrare acte, OP-uri, indosariere etc. Toate acestea pornind de la modul actual de lucru.
Foarte important de mentionat!
Nu e suficient ca acest sistem sa fie implementat si doar atat. Angajatii au nevoie de indrumare si sustinere pentru ca stilul sa fie adaptat si eficient. Schimbarile, fie ca sunt pe plan profesional, fie ca ne vizeaza viata personala, nu sunt privite tot timpul intr-o maniera pozitiva. Dat fiind faptul ca drumul catre schimbare este adesea anevoios. Pentru o transmitere corecta a informatiilor si o respectare a tuturor procedurilor e nevoie de un responsabil. O persoana care sa se asigure ca tot acest proces al implementarii se va produce intr-un ritm organizat.
Brunomag ofera, in primul rand, consultanta pentru procesele actuale existente in firma dummneavoastra de contabilitate. Plecand de la procesele actuale, vom realiza procedurile de lucru, dupa care vom implementa sistemul de care aveti nevoie si care va ajuta sa nu va mai confruntati cu problemele mentionate.
Prin urmare, nu doar achizitionati o ustensila si apoi aflati daca e potrivita pentru angajatii dumneavoastra. Ci veti beneficia de consultanta, pentru a intelege nevoile echipei si pentru ca business-ul sa aiba abilitatea de a evolua intr-o etapa urmatoare. Astfel, veti alege ce e mai bine pentru business si nu veti coplesi angajatii cu schimbari fara sens
Daca v-am starnit curiozitatea..
Haideti sa ne cunoastem!
