Procesul de angajare este esențial pentru a atrage și reține talente valoroase în organizație, dar poate fi provocator în lipsa unei structuri clare. În cele ce urmează, vei descoperi o abordare bine definită a etapelor procesului de angajare, de la identificarea nevoilor, recrutare și selecție, până la integrarea noului angajat.
1. Identificarea Nevoilor și Definirea Rolului
Primul pas este să identifici cu precizie rolul pe care vrei să-l completezi. Este important să clarifici responsabilitățile, nivelul de experiență și abilitățile tehnice și interpersonale necesare. Abilitățile interpersonale ar trebui aliniate la cultura organizațională, pentru a te asigura că noul angajat se va integra armonios în echipă. Odată definite, aceste criterii ar trebui incluse într-o fișă de post detaliată, care să fie ghidul procesului de angajare. Chiar și în absenta unei culturi organizationale stabilite, vă puteți raporta la valorile fondatorilor companiei și la viziunea lor despre cum ar dori să se desfășoare lucrurile. Spre exemplu, dacă fondatorii, sunt proactivi, această valoare trebuie să se identifice și cu noul candidat, așa că acesta trebuie testată atât în interviu cât și în cadrul rolului, spre exemplu, prin propunerea de a veni cu idei de îmbunătățire a proceselor cel puțin lunar sau să încerce să rezolve o problema înainte să solicite ajutor.
2. Atragerea Candidatului Ideal – marketing-ul poziției
Procesul de angajare ar trebui să includă următorii pași: Marketing-ul poziției, Vanzarea poziției, Recrutare si selectie, Onboarding, feedback constant, evaluare periodică și exit interview. După definirea profilului candidatului ideal, creează un anunț de angajare atractiv cu responsabilitățile principale, focalizat pe misiunea candidatului și așteptările companiei din partea acestuia. Înainte de a crea anunțul de angajare, identifică aspectele care ar atrage oamenii potriviți să lucreze în compania ta și inserează-le în anunț, fie că este vorba de viziunea companiei, beneficiile sau valorile promovate. Este important ca în această etapă să analizezi piața și să identifici diferențiatorul companiei tale, astfel încât să-l promovezi în anunțul de angajare. Diferențiatorul este ceea ce faci tu diferit în piață și clientului îi trebuie, iar cuvintele cheie sunt “îi trebuie”, ceea ce presupune o discuție anterioară în care să confirmi cu o parte dintre clienți valoarea percepută.
Recomandăm să eviți expresiile vagi precum „mediu de lucru plăcut”, “echipa prietenoasă”, “salariu competitiv”, “pachet salarial atractiv”, “bonusuri de performanță” și explică concret ce înseamnă beneficiile, valorile și cultura companiei tale. Spre exemplu, în zona de beneficii, pe lângă primele de paște/crăciun, poți insera bonusuri de performanță care pot fi corelate cu viteza de prelucrare a documentelor contabile primite anterior complet, per categorii de clienți. Poate că un anumit client mediu necesita 4 zile de prelucrare pentru evidenta contabila, 1 zi pentru declarații și încă 1 pentru verificări finale. Dacă ajunge sa termine in 3 zile corect și complet, conform cu fișa de client stabilită, atunci se poate oferi un bonus financiar, timp flexibil sau 4h libere. Un alt exemplu ar putea fi în direcția promovării valorilor, astfel dacă una dintre valori este proactivitatea, se poate răsplăti pentru serviciile suplimentare, care nu sunt incluse în abonamentul lunar, dar pe care angajatul le-ar propune clientului. Aici poate fi stabilit număr de propuneri proactive către clienți și procentul primit din suma facturată.
Utilizează canale potrivite pentru publicul tău, cum ar fi rețelele sociale, site-uri de recrutare și recomandările interne. Colaborările cu universitățile sunt o soluție excelentă pentru a atrage tineri absolvenți.
3. Selecția Candidatului Potrivit – Vanzarea poziției
După publicarea anunțului, urmează etapa de selecție. Alege candidații care corespund profilului și organizează un interviu de screening pentru a discuta despre experiența, motivația și așteptările lor. Primul interviu este o oportunitate excelentă de a “vinde poziția către candidat”, adică de a reitera aspectele menționate în anunțul de recrutare, precum viziunea companiei, valorile promovate și cultura organizațională dar și diferențiatorii. Interviul de screening este și un prilej de a observa „chimia” dintre candidat și cultura organizațională, aspect important deoarece dacă nu există o aliniere între valorile promovate în companie și candidat, va fi foarte greu să clădiți împreună pe termen lung. În această etapă, oferă feedback rapid și profesionist, chiar și celor care nu trec mai departe în proces, pentru a menține o experiență pozitivă și a construi o imagine de angajator atractiv.
4. Evaluarea Competențelor și Decizia Finală – Recrutare si selectie
După interviul de screening, testează abilitățile tehnice și compatibilitatea candidaților cu cerințele rolului. Abilitățile tehnice pot fi testate printr-o serie de sarcini precum verificarea recepției complete a actelor din partea clientului, introducerea informațiilor în soft-ul de contabilitate, depunerea unei declarații, iar abilitățile soft, precum cele de comunicare, gestionare a conflictului sau lucrul în echipă, pot fi testate printr-o serie de întrebări în legătură cu situații fictive – “Ce ai face în situația x?/Cum ai gestiona un conflict intern/cu un client?”. Aceste teste ar trebui să fie de ajuns pentru a reuși să restrângi lista la câțiva candidați (de obicei 3-4), aleși pe baza competențelor, potențialului de creștere și alinierea cu valorile echipei. Pregătește o ofertă atractivă, cu detalii despre salariu, beneficii și oportunități de dezvoltare, pentru a atrage candidatul în compania ta.
5. Onboarding-ul: Integrarea în Organizație
După acceptarea ofertei, un proces de onboarding structurat este esențial pentru a facilita adaptarea noului angajat. Începe prin a-i prezenta rolul, responsabilitățile, procedurile și obiectivele, și oferă training specific pentru a-l ajuta să-și cunoască atribuțiile. Având o structură clară pentru activitățile din onboarding, devine predictibil momentul în care un nou coleg devine productiv. Totuși, așteptările trebuie să fie realiste, așa că recomandăm să ai un fond de urgență, echivalentul a 6 salarii ale noului angajat, astfel încât elimini atât din presiunea resimțită ca angajator dar și din cea resimțită de noul angajat. Este util să îi aloci un mentor sau un „buddy” care să îi fie alături în primele săptămâni, oferindu-i sprijin și răspunsuri la întrebări. Acest pas creează o conexiune valoroasă și accelerează integrarea.
6. Promovarea culturii organizaționale și Stabilirea Așteptărilor
Un aspect important al onboarding-ului este stabilirea așteptărilor de la început, reiterarea aspectelor ce țin de cultura organizațională și definirea unor obiective pe termen scurt. Fii deschis în oferirea de feedback regulat (saptamanal în prima lună, la 2 saptamani în următoarele luni de probă) și asigură-te că noul angajat se simte susținut. Investește timp în a-l implica în activitățile echipei și a-l consulta în deciziile de grup, pentru a-l face să se simtă valorizat și inclus.
7. Evaluarea Integrării și Feedback-ul Final
Pe durata perioadei de probă, mentorul ar trebui să aibă întâlniri saptamanale cu superiorul ierarhic pentru a evalua integrarea noului angajat și implicarea acestuia în activitățile din onboarding. În companiile mai mici, întreaga echipă poate fi implicată în procesul de evaluare a integrării. Scopul este ca noul membru să se alinieze valorilor și misiunii echipei, pentru a contribui activ la succesul acesteia. La finalul onboarding-ului, comunică-i clar acest mesaj și oferă-i sprijin în continuare pentru a se dezvolta în rol.
8. Exit interview la Finalul Perioadei de Probă
În cazul în care candidatul nu trece de perioada de proba, acesta trebuie sa beneficieze de un exit interview. Interviul de plecare la finalul perioadei de probă este o oportunitate importantă pentru a înțelege experiența noului angajat în primele luni și pentru a identifica eventualele dificultăți întâmpinate. Acest tip de interviu este util pentru a aduna informații care pot îmbunătăți procesul de integrare și onboarding.
- Obiectivele interviului de final de probă: Prin acest interviu, vei afla dacă așteptările inițiale ale angajatului au fost îndeplinite și ce dificultăți sau lipsuri a întâlnit în procesul de adaptare. Este un moment de reflecție pentru ambele părți: atât pentru angajat, cât și pentru angajator.
- Întrebări relevante: Câteva întrebări utile includ: „Cum ai descrie experiența ta din această perioadă de probă?”, „Ce ți-a plăcut la echipa și la cultura organizațională?” și „Ce am putea îmbunătăți în procesul de onboarding pentru a facilita integrarea?”. Aceste întrebări pot aduce o imagine clară asupra aspectelor care funcționează bine și a celor care necesită ajustări.
- Analiza și utilizarea feedback-ului: Informațiile obținute din acest interviu pot fi foarte valoroase pentru a optimiza procesele de angajare și onboarding, asigurându-te că viitorii angajați vor beneficia de o integrare mai lină. Acest feedback poate contribui la reducerea ratei de plecări și la crearea unei experiențe mai pozitive în primele luni de lucru.
Un proces de angajare bine structurat nu se rezumă doar la găsirea unui candidat potrivit, ci la construirea unei relații pe termen lung între companie și angajat. De la recrutare la onboarding, fiecare etapă contează.
✅ Definirea clară a rolului și așteptărilor ajută la atragerea candidaților potriviți
✅ Un proces de selecție bine gândit asigură o potrivire reală între angajat și cultura companiei
✅ Onboarding-ul eficient crește retenția și performanța noilor colegi
O echipă de succes începe cu o recrutare inteligentă! Investind timp și resurse în acest proces, te asiguri că fiecare angajare aduce valoare afacerii tale.
