Tot mai des accesata in Romania, digitalizarea reprezinta o nevoie acuta intr-o firma de contabilitate. Desi munca este deja structurata, firma se extinde, sunt tot mai multi clienti, iar unele procese pot deveni greoaie pentru angajati si de multe ori, coplesitoare. Ca orice proces de schimbare, digitalizarea are nevoie de timp de adaptare si personalizare atat la nevoile angajatilor, cat si a firmei. Va oferim mai jos cateva elemente, de care e necesar sa tineti cont in timpul procesului de digitalizare, pentru a avea rezultate imediate:
1. Practica si proceduri – Tu ne oferi informatia, iar noi o transformam in procedura potrivita echipei tale
Echipa firmei dumneavoastra va observa beneficiile imediate ale digitalizarii. Astfel, procesul de lucru al acestora va fi digitalizat, iar unele lucruri fie se vor simplifica, fie nu vor mai trebui facute. Dar natura umana atunci cand integreaza un proces nou si il face obicei, are nevoie de testare si practica. Prin urmare, angajatii vor trece printr-o serie de practici a noilor sisteme implementate pe baza unor proceduri.
Procedurile trebuie sa cuprinda toate informatiile pe care trebuie sa le cunoasca angajatii, pentru a se putea folosi de sisteme. Alaturi de acestea, trebuie sa apara si un set de reguli pe care sa le respecte toata echipa, astfel incat sa nu se creeze haosul schimbarii.
De la lucrurile cele mai simple, ca adaugarea datelor clientilor intr-un excel, pana la exportarea de rapoarte la finalul lunii sau a ne asigura ca declaratiile fiscale au fost trimise corect si la timp, prin platforma, catre ANAF. Toate aceste informatii trebuie expuse intr-o procedura cu pasi, pe care angajatii sa ii poata urma.
Puteti sustine uzul procedurilor si practica noilor sisteme prin competitii si premii. Astfel, angajatii se vor simti mai motivati sa fie implicati.
De exemplu: o activitate lunara sub forma de concurs, unde cel mai performant angajat (in functie de ce sistem ati implementat) primeste un premiu. In acest fel, angajatii se vor simti mai motivati, deoarece vor beneficia de o recompensa si va aparea sentimentul competitivitatii.
Ca o sursa de inspiratie, iti sugeram sa urmaresti studiul nostru de caz, unde am ajutat o firma de contabilitate sa se digitalizeze.
Toate lucrurile se fac treptat si scopul digitalizarii nu trebuie sa se piarda din vedere: un mediu respirabil si eficient, atat pentru angajati, cat si pentru angajatori.
2. Persoana destinata Digitalizarii – Project manager intern?
Schimbarile, fie ca sunt pe plan profesional, fie ca ne vizeaza viata personala, nu sunt privite tot timpul intr-o maniera pozitiva. Dat fiind faptul ca drumul catre schimbare este adesea anevoios.
Pentru o transmitere corecta a informatiilor si o respectare a tuturor procedurilor e nevoie de un responsabil. O persoana care sa se asigure ca tot acest proces al digitalizarii se va produce intr-un ritm organizat. E o recomandare pe care o oferim oricarei firme. Totodata, aceasta persoana va tine legatura cu consultantul, pentru ca informatiile sa fie transmise corect si sa se poata anticipa orice problema din timp.
Digitalizarea unei firme de contabilitate e un proces continuu. Asa ca pe langa implementarea efectiva, noi oferim servicii de consultanta asupra proceselor de lucru, training & transfer de know-how catre toti membrii echipei, documentarea de procese si apoi digitalizarea si automatizarea proceselor.
Avand alaturi suportul nostru prin cele enumerate mai sus, rolul persoanei interne va fi unul vital. Aceasta va avea responsabilitatea de a sustine formarea obiceiurile noi si a se asigura ca focusul ramane pe detalii care ajuta business-ul sa-si atinga obiectivele. In plus, persoana interna va avea mult mai multa influenta asupra angajatilor, iar lucrurile se vor desfasura intr-un ritm mai rapid. Ceea ce va duce la evitarea excesului de zel si compleseala noilor procese.
3. Eficienta sarcinilor si respectarea termenelor limita – calea catre succes
Intr-o firma de contabilitate, angajatii au sarcini multiple si de cele mai multe ori – repetitive. Rezultatele digitalizarii survin odata cu implementarea solutiei de management ale sarcinilor angajatilor. Odata ce angajatii incep sa isi gestioneze timpul corect, eficienta responsabilitatilor va creste. Prin acest fapt, se va evita:
- depasirea termenelor limita, deoarece echipa va avea o mai buna organizare
- predictibilitatea va creste, astfel incat orice problema poate fi rezolvata din timp.
Ceea ce trebuie sa aveti in vedere in acest caz este bunastarea angajatilor la locul de munca si schimbarea care se va produce in rutinele zilnice. Totul trebuie sa se faca pas cu pas, astfel incat angajatii sa se poata adapta noului stil de munca.
E important de mentionat ca inainte de a ne uita la efectele digitalizarii pe acest plan, solutia digitalizarii va fi adaptata la procesul deja folosit in firma dumneavoastra de contabilitate. Nu va fi nevoie de o schimbare radicala, care sa dea peste cap toata firma. Se va folosi structura propriu-zisa, dar intr-o forma mai benefica pentru mediul de lucru.
Prin urmare, nu doar achizitionati o ustensila si apoi aflati daca e potrivita pentru angajatii dumneavoastra. Ci veti beneficia de consultanta, pentru a intelege nevoile echipei si pentru ca business-ul sa aiba abilitatea de a evolua intr-o etapa urmatoare. Astfel, veti alege ce e mai bine pentru business si nu veti coplesi angajatii cu schimbari fara sens.
4. Rapoarte si informatii colectate – elemente utile in decizii
Informatia reprezinta putere. La fel si rapoartele din tool-urile de care veti beneficia in procesul de digitalizare. Desi v-ati obisnuit sa petreceti ore intregi mesterind la rapoarte in Excel, acum rapoartele pot sa fie vizualizate in timp real.
Mai mult, vechile obiceiuri de a tine pasul cu toate modificarile pe parcursul lunii se pot transforma intr-un mit. Acum aveti la dispozitie aceste solutii care va ajuta sa luati decizii concise si rapide. Daca uzul acestor rapoarte se va transforma intr-o rutina, efectele digitalizarii isi vor pune amprenta intr-un timp foarte scurt. Identificam doar cateva lucruri de care puteti beneficia, in urma consultarii rapoartelor:
- Initierea unor noi negocieri, in ceea ce priveste contractele cu clientii.
- Sesizarea anumitor diferente/omisiuni/greseli atat in datele clientilor, cat si in inregistrarile facute pe parcursul lunii. Cel mai important, veti putea identifica clientii care nu aduc actele la timp si intarzie procesul inchiderii de luna.
- Cresterea/minimizarea unor preturi la serviciile actuale in functie de complexitatea serviciilor
- Transparenta in discutiile cu clientul. Veti avea totul la indemana, fiind pregatit pentru orice nedumerire ar avea clientul. In plus, toate serviciile suplimentare abonamentului lunar care au fost aduse vor fi acum vizibile.
Nu va mai fi nevoie sa cautati in stanga-dreapta, incercand sa vedeti ce se intampla in business. Toata informatia va fi la un click distanta.
Digitalizarea e mai aproape ca niciodata, trebuie doar sa faceti cativa pasi pentru a beneficia de avantajele ei. Daca aveti nevoie de ajutor in acest proces, va sugeram sa rezervati o prima intalnire gratuita, apasand butonul de mai jos.
