Ce este pontajul?
Pontarea timpului este un set cronologic de inregistrari scrise care detaliaza activitatile angajatilor cu o stampila de timp. Aceste inregistrari de urmarire a timpului sunt utilizate pentru analiza interna si optimizarea muncii.
Cum se tine pontajul angajatilor?
Nu exista solutii obligatorii, astfel incat angajatorul poate folosi: condica de prezenta, un pontaj manual sau automat, o foaie colectiva de prezenta, cititoare de cartele sau orice alte forma pe care o considera potrivita. Aceasta evidenta poate fi tinuta atat pe suport de hartie cat si electronic.
Un software de pontaj devine cu atat mai util cu cat nu toate tipurile de angajati trebuie sa respecte acelasi tip de pontaj. Tinand cont de diferitele tipuri de fise de pontaj pe care o companie le-ar putea realiza, folosirea unui software pentru realizarea acestor operatiuni devine o necesitate.
Ai ajuns vreodata la sfarsitul unei zile de lucru aglomerate si te intrebi pe ce ti-ai petrecut timpul?
Iti prezint mai jos 3 motive pentru care merita sa iti pontezi timpul la munca:
Stii pe ce trece timpul
La sfarsitul zilei, vei avea un frumos raport despre modul in care ti-ai petrecut timpul. Acesta iti va arata fiecare ora si minut lucrat ca tu sa ai o privire de ansamblu la nivel de zi/saptamana/luna. De asemenea, de fiecare data cand pontezi lucrul, majoritatea softurilor de pontare a timpului solicita o mica descriere a activitatii / sarcinii specific pe care tocmai ai finalizat-o. Aceasta descriere este foarte utila atat pentru tine cat si pentru ceilalti oameni din companie.
Stii daca petreci timp pe activitati valoroase
Recunoaste, unele sarcini se dovedesc a fi mai valoroase decat altele. Prin urmare, ar trebui sa ne straduim sa ne dam seama care este timpul de lucru care produce cele mai valoroase rezultate.
Daca pontezi timpul, dupa un timp vei putea vedea daca petreci o perioada adecvata de timp pentru proiectele care va ofera rezultate bune si o mare valoare in schimb.
Ramai focusat pe munca ta
Folosind pontajul devii mai concentrat pe munca ta. Dupa ce iti vezi rapoartele si iti dai seama cum sa iti gestionezi timpul mai bine, devii mai motivat ca rapoartele sa se imbunatateasca putin cate putin.
10 SFATURI PENTRU PONTAREA TIMPULUI
1.Foloseste o aplicatie, un software sau o platforma de urmarire a timpului. Exista multe sisteme care sunt utile pentru urmarirea timpului. Exista o varietate care sunt potrivite pentru diferite tipuri de companii. Investeste intr-un instrument online modern care usureaza activitatea de inregistrare a timpului si ofera rapoarte si date usor de recuperat.
2.Fa-o ZILNIC si des. Cativa oameni norocosi au memorie fotografica, dar majoritatea dintre noi abia isi amintesc ce am mancat la micul dejun in aceasta dimineata. In loc sa incerci sa iti amintesti si sa inregistrezi toate orele la sfarsitul saptamanii sau chiar la sfarsitul zilei, inregistreaza-ti timpul in fiecare moment necesar. Va fi mai precis si va prinde mai mult din timpul minor, usor uitat, care poate cadea prin crapaturi.
3.Nu fi prea exigent cu descrierile: ramai la generalitati. Scrierea unei descrieri detaliate a fiecarei sarcini efectuate pe parcursul zilei va necesita mai mult timp decat munca reala. Pastreaza jurnalele generale si scurte.
4.Structureaza-ti ziua. Unul dintre ucigasii pontarii timpului este o zi haotica in care sari inainte si inapoi intre proiecte, ai parte de intreruperi constante si exista incercarea de a face mai multe lucruri simultan. Pentru a va usura efortul de inregistrare a timpului, precum si pentru a spori productivitatea generala, segmenteaza ziua pentru a lucra pe anumite elemente cat mai mult posibil. Programeaza intalniri nefacturabile si alte activitati care distrag atentia pentru o anumita parte a zilei si imparte restul zilei in functie de proiectul / sarcina pe care trebuie te concentrezi. Asta poate fi dificil de facut uneori, dar efortul se va transforma in reusita pe termen lung.
5.Foloseste un cronometru. Aceasta este mai mult o preferinta personala, dar poate fi utila pentru a obtine date mai precise a timpului petrecut pentru o activitate.
6.Trateaza pontajul timpului ca o cerinta de munca. Obtinerea adoptarii depline a angajatilor este esentiala daca doresti sa pontezi timpul. Cu exceptia cazului in care toata lumea este la bord si participa complet, vei obtine date partiale sau incomplete, care sunt in esenta inutile. Fa din inregistrarea timpului o cerinta non-negociabila, cum ar fi prezentarea la munca. De asemenea, evita sa configurezi un sistem de recompensa sau bonus bazat pe faptul ca oamenii isi inregistreaza in mod constant timpul. Face parte din treaba … fa-o sau gaseste un alt loc de munca.
7.Recunoaste efortul individual remarcabil. Fa-ti timp sa recunosti acest lucru si asigura-te ca angajatii stiu ca eforturile lor sunt pretuite!
8.Foloseste datele. Nu lasa ca toate datele valoroase pe care le colectezi sa dispara intr-o gaura neagra. Fa-ti timp pentru a analiza profitabilitatea, ratele, productivitatea etc. De asemenea, permite angajatilor sa vada rezultatele inregistrarii timpului, astfel incat sa se simta mai mult ca parte a procesului.
9.Nu ponta doar timpul facturabil. Proiectele interne au valoare si ar trebui urmarite si ele. Doar pentru ca nu se plateste munca, aceasta influenteaza in continuare rentabilitatea generala si analiza productivitatii. Asigura-te ca il urmaresti!
10.Nu iti face griji cu privire la „timpul extra”. Nu trebuie sa pontezi fiecare lucru mic care se intampla pe tot parcursul zilei doar pentru a putea inregistra 8 sau 9 ore. Te poti astepta sa pierzi o ora sau doua pe zi ca pauzele, discutii cu colegii de munca, ceva timp pe Facebook, etc. Daca permiti putina libertate face parte din cultura companiei dvs, nu ar trebui sa loghezi timpul la acel moment.
Daca ai nevoie de sugestii de unelte pentru pontarea electronica, te putem ajuta si noi.
