Onboarding-ul sau planul de integrare al noilor angajați în companie, este procesul pe care trebuie să-l parcurgă un coleg nou pentru a se integra cu succes în organizație. Acest proces face referire atât la postul ocupat, fișa postului, responsabilitățile care-i revin noului angajat, cât și la cultura promovată în cadrul companiei, astfel încât acesta să se familiarizeze cu principiile de bază de la noul loc de muncă. Perioada de onboarding poate coincide cu perioada de probă a candidatului.
Iată care sunt pașii esențiali pentru un onboarding de succes:
1. Planificarea Onboarding-ului: Pregătirea înainte de Sosirea Angajatului
- Crearea unui plan de onboarding detaliat și structurat, care să includă etapele și obiectivele pentru primele săptămâni.
- Pregătirea echipei și a spațiului de lucru: Anunțuri interne, pregătirea echipamentului necesar și atribuirea spațiului de lucru, să fie create conturile de acces pentru programele în care va lucra (ex: adresă de e-mail, soft-ul de contabilitate)
- Definirea așteptărilor pentru noul angajat, inclusiv prezentarea programului de training intern, a soft-urilor utilizate în activitatea zilnică și a resurselor de suport, iar în absența unor resurse clare, sa stabiliți un interval de timp pre-programat pentru întrebări și clarificări.
2. Primirea și Introducerea Angajatului în Prima Zi
Prima zi de lucru este crucială, deoarece creează primele impresii și dă tonul pentru perioada de integrare. Pentru a face cât mai plăcută prima zi în companie a noului angajat, vă recomandăm să îi trimiteți e-mail de bun venit cu o zi înainte, în care să-i prezentați agenda primei sale zile în cadrul companiei. Agenda primei zile ar putea conține activități precum:
- O primire călduroasă și un tur al companiei (în persoană sau virtual) pentru a familiariza noul angajat cu mediul de lucru.
- Prezentarea echipei și atribuirea unui „onboarding buddy” sau mentor care să fie un punct de sprijin și ghid.
Introducerea în cultura organizațională, valorile și misiunea companiei, programul de lucru, dress code-ul (dacă se aplică), discuții despre post, sarcini și responsabilități, pentru a-l ajuta să înțeleagă așteptările – este util pentru noul angajat ca aceste lucruri să fie reluate de mai multe ori pe parcursul onboarding-ului pentru a ne asigura că sunt înțelese și internalizate.
3. Training-ul Inițial: Dezvoltarea Abilităților și Cunoașterea Rolului
- Desfășurarea unor sesiuni de training specifice pentru rolul ocupat, de la utilizarea softurilor și platformelor interne până la cunoașterea procedurilor, pot contribui la diminuarea emoțiilor specifice resimțite de un angajat nou. Un punct de plecare ar putea fi oferirea de informații despre primele proiecte la care va lucra, știind astfel care sunt așteptările dar și prezentarea portofoliului de clienți și setarea obiectivelor pentru prima lună.
- Prin definirea clară a obiectivelor pe termen scurt și a așteptărilor privind performanța poți reduce incertitudinea și a crește motivația. Câteva exemple de obiective pentru prima lună: familiarizarea cu sistemele și instrumentele de lucru; înțelegerea responsabilităților de bază ale rolului; cunoașterea echipei și a structurii organizatorice; stabilirea primului task și îndeplinirea acestuia (o prima sarcina/un prim task poate fi chiar parcurgerea materialelor interne/procedurilor necesare îndeplinirii atribuțiilor din fișa postului; un alt exemplu poate fi observarea îndeaproape a activității unui coleg sau shadowing – pentru a înțelege mai bine cum sunt puse în aplicare principiile și procedurile interne iar mai apoi o altă sarcină poate fi preluarea unui client de complexitate redusă împreună cu un alt coleg care l-ar putea superviza și îndruma)
- Oferă feedback regulat pe măsură ce noul angajat își îndeplinește sarcinile, pentru a-l ajuta să facă ajustările necesare. Feedback-ul în prima lună ar trebui oferit săptămânal, de către manager sau mentor care să cuprindă progresele făcute iar angajatul să aibă ocazia de a prezenta provocările întâlnite. În urma acestor întâlniri de feedback, se pot identifica arii de îmbunătățire pe termen scurt și se pot stabili pașii următori pentru dezvoltare.
4. Alinierea la Valorile și Obiectivele Companiei
- Discuțiile despre misiunea, viziunea și obiectivele pe termen lung ale companiei, îl vor ajuta să-și contureze o idee despre viitorul și implicarea sa în companie.
- Implicarea noului angajat în întâlniri de echipă și proiecte îi va oferi o viziune mai largă asupra scopului companiei și cum contribuie rolul său la atingerea acestuia. Mai mult de atât, implicarea acestuia încă de la început în aceste întâlniri îi va crea sentimentul de apartenență și nu se va mai simți ca “noul venit”.
Dacă încă nu ai apucat să lucrezi la misiune-viziune-obiective – te poți folosi de acest prilej, pentru a-i da o formă, deoarece colegii noi sunt mai predispuși să urmeze mai facil o procedură sau niște obiective, pentru că nu au istoricul anterior. Mai mult de atât, aceștia pot contribui activ, venind cu idei/sugestii din perspectiva unui nou venit. În această direcție, avem un curs care ar putea fi de ajutor în stabilirea viziunii, a obiectivelor dar și în standardizarea proceselor de lucru, iar mai apoi automatizarea/digitalizarea acestora. Accesează următorul link pentru a parcurge cursul: https://www.brunomag.ro/academie/antreprenor-in-contabilitate-lider-si-educator/
5. Mentoratul și Feedback-ul: Monitorizarea Integrării și a Performanței
Rolul unui onboarding buddy este de a oferi sprijin moral și de a răspunde la întrebări privind sarcinile de zi cu zi și procedurile interne.
Întâlniri de feedback periodice (săptămânale) între onboarding buddy și managerul direct sunt esențiale pentru a discuta despre progresul angajatului, aptitudinile demonstrate dar și pentru a ajusta așteptările în funcție de evoluție. În aceste întâlniri este important ca onboarding buddy să transmită feedback către managerul direct, asupra modul de lucru al noului angajat, abilitățile practice dar și cele de comunicare (atât la nivel de echipă cât și cu clienții), progresul pe care l-a făcut în legătură cu task-urile/obiectivele setate și dacă pune în aplicare metodologia de lucru stabilită intern. Pe baza acestor discuții, noul angajat poate primi sugestii punctuale de îmbunătățire, de aprofundare a anumitor teme/proceduri și chiar direcții de dezvoltare profesională corelate cu abilitățile dovedite.
Întâlniri de feedback periodice (săptămânale) între noul angajat și managerul direct pentru a colecta pe de o parte feedback-ul angajatului cu privire la task-uri (claritatea/complexitatea lor), cu privire la integrarea lui în echipă, dar și sugestiile managerului cu privire la îmbunătățirile pe care le poate face angajatul. Această sesiune de feedback poate fi stabilită în fiecare săptămână, în aceeași zi, la aceeași oră și poate avea între 15-30 minute ca durată. Este recomandat să se păstreze un echilibru între cele două tabere (angajat și manager). O sugestie de structură echilibrată ar fi următoarea: 10 minute discută angajatul, 10 minute discută managerul iar în celelalte 10 minute rămase se pot stabili următorii pași și modalitatea de integrare a sugestiilor de îmbunătățire primite.
6. Sfârșitul onboarding-ului: Evaluarea Integrării și a Compatibilității
Un onboarding buddy trebuie să inițieze o discuție cu managerul direct, în care va transmite mai departe feedback-ul privind nivelul de integrare al candidatului în echipă. Dacă echipa are mai puține niveluri ierarhice, atunci se va consulta întreaga echipă, cu privire la nivelul de integrare al candidatului, pentru a putea lua o decizie pozitivă sau negativă în privința acestuia. Scopul este ca acest candidat să se poată integra în echipă, să înțeleagă și să fie aliniat cu valorile și misiunea echipei. Prin introducerea candidatului în echipă, aceasta își propune să devină mai valoroasa, iar acest lucru este necesar să fie comunicat candidatului, încă de la început.
Pe baza discuțiilor din echipă, se va iniția o discuție și cu noul candidat pentru revizuirea performanțelor, discutarea punctelor tari și a celor care necesită îmbunătățiri observate în perioada de onboarding. Este un moment prielnic și pentru stabilirea obiectivelor și planificarea dezvoltării ulterioare, inclusiv a resurselor de instruire suplimentară în funcție de nevoie.
7. Îmbunătățirea Continuă a Procesului de Onboarding
Un proces de onboarding eficient este unul care se îmbunătățește constant (ideal ar fi la fiecare nou angajat) pe baza feedback-ului și a experiențelor anterioare.
Astfel, evaluarea feedback-ului de la noii angajați este necesară pentru a identifica ce aspecte ale onboarding-ului pot fi optimizate. Procesul de onboarding trebuie să fie unul adaptabil, care poate fi modificat în funcție de tipurile de roluri și departamente, pentru a oferi o experiență personalizată. Monitorizarea succesului și retenției angajaților noi este importantă pentru a determina impactul onboarding-ului asupra performanței și satisfacției acestora.
Onboarding-ul este o investiție strategică în succesul și retenția noilor angajați. Un proces structurat, care include suport constant și un feedback clar, facilitează integrarea și adaptarea angajaților și contribuie la o echipă unită, productivă și motivată.
