Intr-o lume în continuă evoluție, în care tehnologia a devenit un element definitoriu al activităților zilnice, industria contabilității nu face excepție. Digitalizarea reprezintă un trend incontestabil, iar contabilii și firmele de contabilitate se găsesc în fața provocării de a se adapta și de a evolua odată cu această schimbare.
Anul acesta, in Februarie, am participat la TaxCamp, Tabara de Fiscalitate si Contabilitate din Romania, unde am subliniat importanța muncii structurate în contextul acestei tranziții, oferind soluții pentru a depăși haosul operational și a atinge noi nivele de eficiență.
Munca structurată este cheia succesului într-o lume digitală. Ea presupune un proces de lucru bine definit, compus din etape distincte, fiecare având proceduri precise și responsabili desemnați. Această abordare aduce o serie de avantaje semnificative pentru firmele de contabilitate:
- Eliminarea Discuțiilor Interne Despre Statusuri: Munca structurată reduce neclaritățile legate de stadiul proiectelor. Fiecare membru al echipei știe exact la ce etapă se află un anumit proiect, eliminând astfel pierderea de timp cu întrebări și clarificări suplimentare.
- Reducrea Timpului Administrativ: Procesele bine definite reduc timpul petrecut pe activități administrative plictisitoare și repetitive. Astfel, contabilii pot aloca mai mult timp pentru analiză, strategie și alte lucruri creative care ajuta business-ul sa creasca.
- Transparență și Claritate: Fiecare membru al echipei are acces la informații actualizate în timp real, asigurând transparență și eliminând ambiguitățile care pot duce la erori costisitoare.
- Vizibilitate în Timp Real: Sistemele digitale permit vizualizarea în timp real a stadiului proiectelor și a performanței echipelor, facilitând luarea de decizii informate. De exemplu, daca se doreste verificarea aducerii actelor pentru un client, lucrul acesta va fi vizibil pentru intreaga echipa.
Totuși, tranziția către munca structurată nu este lipsită de provocări:
- Disciplină și Acomodare: Implementarea muncii structurate necesită disciplină și o perioadă de acomodare pentru toți cei implicați. Este un proces de adaptare, iar eforturile inițiale vor fi răsplătite pe termen lung.
- Coaching Intern Pentru Aliniere: În timpul tranzitiei, coaching-ul intern joacă un rol crucial în asigurarea alinierii întregii echipe. Comunicarea clară și sprijinul reciproc sunt esențiale pentru a depăși eventualele obstacole. E foarte important ca intreaga echipa sa fie ghidata de aceleasi obiective, pentru ca eforturile sa duca in acelasi loc. Va fi necesar sa se elimine obiceiurile vechi, iar mai apoi, deprinderea obiceiurilor noi, care vor fi sustinute de ustensilele digitale.
Într-o firmă de contabilitate, etapele procesului contabil teoretic urmează un flux clar, ca cel din imaginea de mai jos.
Cu toate acestea, în practică, activitatea este adesea întreruptă de diverse cereri sau modificări, ceea ce poate afecta fluxul de lucru și eficiența.
De aceea, acesta este inca un motiv pentru care digitalizarea procesului de lucru este necesara, in asa fel incat sa se reduca intreruperile si comunicarea cu clientii sa fie mai stabila. Evident, aici intervin mai multe aspecte, pe langa digitalizare, e necesara si o stabilire de reguli clare de comunicare cu clientii.
Un alt aspect important în contextul digitalizării este optimizarea gestionării serviciilor suplimentare. Acest lucru implică definirea clară a listei de servicii oferite, comunicarea transparentă către clienți, colectarea și analizarea datelor pentru a genera rapoarte care să sprijine luarea deciziilor pentru maximizarea profitabilității.
Munca nestructurată poate oferi o iluzie de flexibilitate, dar aceasta vine cu un preț semnificativ. Consumul excesiv de timp și energie poate duce la burnout în rândul contabililor. Suprasolicitarea poate afecta negativ calitatea serviciilor și moralul echipei. Si nimeni nu isi doreste acest lucru.
Consideram si sprijinim contabilii sa se digitalizeze, deoarece credem ca digitalizarea este o oportunitate incontestabilă pentru contabili și firmele de contabilitate de a-și îmbunătăți procesele și eficiența. Munca structurată aduce claritate, transparență și vizibilitate într-o lume în continuă schimbare. Cu toate provocările sale, tranziția către o abordare bine definită merită efortul, iar rezultatele vor fi resimțite pe termen lung în forma unei eficiențe sporite și a unei echipe motivate.
Daca doriti sa vedeti prezentarea integrala de la TaxCamp, o puteti face oricand printr-un click aici.
