Majoritatea contabililor folosesc Excel in prezent. O diferenta majora intre Excel si un sistem de organizare sarcini o reprezinta personalizarile care se pot face in sistem, dar si trimiterea de notificari si remindere.
Astfel, un lucru important pentru care il au contabilii de facut este sa se asigure ca actele clientilor sunt depuse la timp si nu intarzie depunerea acestora, care ar putea cauza amenzi si o nesatisfacere a serviciilor. Dar de obicei, clientul intarzie sa aduca actele, iar contabilii isi decaleaza sarcinile, sfarsind prin epuizare si consum de energie mult prea ridicat.
Din numeroase implementari in firmele de contabilitate, am constatat ca solutia pentru aceste intarzieri este trimiterea de remindere, dar si notificarile interne trimise catre angajatii din firma de contabilitate, atunci cand clientii lor nu au adus actele.
Doar in acest fel, firma de contabilitate poate preveni intarzierile si clientii pot aduce actele in timp util, fara batai de cap si apeluri telefonice la nesfarsit.
Sistemul de remindere poate fi implementat in cadrul unui sistem de organizare sarcini (Asana, Trello, Jira etc.). Nu putem implementa remindere in Excel. De aceea, e necesar sa folositi deja sau sa cereti implementarea unui sistem de organizare sarcini, deoarece remindere se vor trimite pe baza acestuia.
Cum trimitem reminderele dintr-un sistem de organizare sarcini?
Sistemul de organizare sarcini va fi structurat pe etapele procesului de lucru contabil. In primul rand, implementam un camp numit “Data aducerii actelor” care este completat de fiecare data cand sarcina ajunge in etapa “Adus acte”, sarcina fiind de fapt clientul. Odata ajunsa sarcina in aceasta etapa, inseamna ca actele au fost aduse de catre clienti, deci nu trebuie sa va mai faceti griji.
Vedeti in imaginea de mai jos o sarcina care are campul “Data aducerii actelor” completat. Ceea ce inseamna ca firmele Veverita Albastra SRL si Incepe cu De Ce SRL au adus actele in data de 5 Martie.
Iar mai jos gasiti un exemplu de sarcina din cadrul sistemului, dar si cum arata campul la nivel de sarcina intr-un mod necompletat – in etapa 0 (Lista firme).
Daca sarcina nu a ajuns in etapa “Adus acte” pana in data de 5 a lunii in curs, se vor trimite Remindere catre toti clientii care nu ajuns in aceasta etapa, adica celor care sunt in etapa 0. Reminderele se trimit lunar, automat, prin SMS sau email, fara a fi nevoie sa faceti nimic.
Mai multe detalii despre o firma de contabilitate care are deja implementate aceste remindere trimise prin SMS, dar si alte informatii, gasiti si aici.
Iar pentru mai multe detalii despre cum puteti implementa acest camp in sistemul pe care il folositi sau cel pe care il oferim noi, puteti oricand sa rezervati o intalnire GRATUITA.
