Oferim un pachet de consultanta procese de business, training si transfer de know-how ce include documentarea proceselor in proceduri si implementarea proceselor intr-un sistem informatic. Scopul este digitalizarea proceselor de lucru si apoi automatizarea acestora. 

Firmelor de contabilitate care au cel putin 3 angajati si care gestioneaza un portofoliu de cel putin cateva zeci de firme.

Nu este potrivit pentru contabilii angajati in societati medii sau mari sau pentru PFA-uri, deoarece solutia imbunatateste munca in echipa.

Noi nu o sa va spunem cum sa va faceti treaba, acolo dvs. sunteti expertii. Dar intodeauna mai este loc de crestere. Pornind de la aceasta idee, am inclus in pachete o intalnire de consultanta. Astfel, putem discuta si analiza impreuna nenumaratele probleme care pot aparea in timpul proceselor contabile.

Unele probleme pot avea legatura cu intrumentele de lucru folosite. Spre exemplu Excel si Outlook nu sunt instrumente eficace pentru gestionarea sarcinilor.

Analizand, insa, procesele de lucru si lucrand in mod activ cu alte firme de contabilitate, am dobandit know-how-ul de a imbunatati si standardiza aceste procese.

In plus, ajutandu-va la documentarea proceselor, veti putea lucra la unison ca echipa si sa oferiti servicii de o calitate sporită.

Solutia propusa se concentreaza pe gestionarea muncii si automatizarea anumitor procese de lucru sau de comunicare cu clientii.

Ca atare, nu facem contabilitatea si analizele fiscale sau financiare pentru dumneavoastra si nici sistemul informatic nu permite acest lucru.

Programul nu este magic si nu se conecteaza la programul de contabilitate ca sa vada cand ati facut inchiderea de luna (nu este posibil deoarece programele de contabilitate in general nu permit acest lucru).

Nu se insereaza automat datele in programul de contabilitate si nici nu se face procesarea inteligenta a documentelor pentru a se extrage TVA, sume de plata etc. Daca va intereseaza o solutie in acest sens, va putem pune in contact cu alti furnizori, daca ne scrieti un email pe suport@brunomag.ro.

Nimic nu este 100% sigur. Dar 90% dintre clientii nostri folosesc sistemul implementat. Exista deja mai multe implementari pe care le-am facut la alte firme de contabilitate, care sunt folosite de multe luni (inca nu ani, deoarece oferim aceste servicii din 2021).

In urma folosirii acestui sistem, in general exista solicitari noi de imbunatatire a procesului de lucru, deoarece odata digitalizat, apar imbunatatiri succesive si periodice.

Ce e important de inteles aici este ca nu oferim un soft care face minuni. Schimbarea gandirii angajatilor si a proceselor de lucru cu care sunt obisnuiti de ani de zile reprezinta un lucru important pe langa digitalizarea in sine. Noi oferim sustinerea necesara transformarii digitale, care este, totodata, si o transformare umana.

Inainte de a incepe sa lucram impreuna, veti avea parte de o prezentare in care veti vedea exact ce veti primi.

Vom porni de la anumite procese de lucru generale si vom inainta spre procesele dumneavoastra de lucru.

Automatizarile sunt procese efectuate de sistem pe baza anumitor reguli. Acestea pot fi reguli simple sau avansate.

Cele simple masoara ce se intampla la nivelul procesului de lucru, spre exemplu cand v-au fost aduse actele. Un exemplu de regula simpla este: “Toate firmele care nu au predat actele pana pe data de x a lunii primesc un email.”

Cele avansate sunt aplicatii separate si sunt folosite pentru a genera documente HR sau pentru a trimite anumite rapoarte de activitate catre clientii dvs. Un exemplu de regula avansata este: “Trimiterea unui document personalizat la finalizarea lucrului, pe baza anumitor proprietati completate manual in sistem”.

Avem la dispozitie acest ebook (care include si testimoniale) si acest studiu de caz, precum si aceste articole adresate digitalizarii contabililor, care pot sa va ajute sa va faceti o idee mai amanuntita.

Deja lucram cu mai multe firme de contabilitate care au vazut imbunatatiri cu privire la modul de lucru si care si-au digitalizat partial sau total activitatea. 

De asemenea, am avut interviuri cu aproximativ ~100 de firme de contabilitate, in urma caruia a rezultat acest ebook cu privire la ce inseamna digitalizarea pentru firmele de contabilitate, pe care il puteti descarca de aici. 

Noi oferim doar partea de gestiune a proceselor de lucru, insa acolo exista idei interesante pe care le puteti pune in aplicare incepand “de azi.”

Termene.ro, SMSLink.ro, Google Drive, Microsoft OneDrive, Outlook, Slack.

Nu ne integram cu WhatsApp – deoarece nu este un sistem prietenos pentru comunicarea in echipa.

Daca vreti sa reduceti “zgomotul” de pe WhatsApp, va recomandam sa folositi Slack sau Microsoft Teams, care sunt facute de la inceput pentru echipe si pentru companii, fata de WhatsApp care este facut pentru persoane fizice. Vedeti acest articol aici.

Eficienta castigata nu se masoara doar in timp economisit.

Exista multe activitati marunte care consuma energie si care pot sa fie eliminate prin faptul ca ele sunt incluse intr-un proces actualizat si modern. De asemenea, exista rapoarte care se fac automat, in timp real, asa ca veti economisi si timp si energie pe acestea, avand o privire de ansamblu asupra intregii activitati. Eliminand o parte din “zgomotul” intern, veti ajunge sa va puteti eficientiza activitatea cu ~10-30%.

Este foarte bine ca fiecare persoana stie ce are de facut.

In acelasi timp, in calitate de manager, aveti nevoie sa puteti vedea in timp real ce se intampla in firma dvs., fara sa aveti sedinte, telefoane sau emailuri.

Poate va intereseaza sa vedeti stadiul dosarelor, daca exista exceptii si care sunt acestea.

Avand o forma mai structurata a informatiilor, puteti comunica mai usor si mai transparent inclusiv cu clientii dvs., deoarece veti avea totul cu privire la activitatea dvs.centralizat in acelasi loc si veti sti ce s-a intamplat exact si cand in cateva secunde.

Puteti urmari ce am detaliat in studiul de caz – desi nu este pas cu pas, ati putea sa faceti o implementare folosind sistemul Trello. Exista suficiente materiale pe internet care sa va arate cum sa va familiarizati cu acest sistem. 

Aici poate sa fie un spatiu de experimentare unde faceti primii pasi. 

O sa fie nevoie sa alocati cateva zeci de ore pentru a va putea familiariza 

Alte idei ar fi sa trimiteti manual ceea ce noi va oferim automat – spre exemplu SMS-uri de reamintire prin SMSLink.ro – vedeti mai multe detalii intr-un articol aici.

Fiind servicii de training personalizate si servicii de consultanta personalizata, care duc la implementarea personalizata a procesului dvs. de lucru, pe care-l digitalizam si incercam si sa-l automatizam, nu avem ceva ce puteti testa sa vedeti daca vi se potriveste.

Ce putem sa va oferim este un exemplu video a unei parti din implementare, care presupune un proces de contabilitate general – de la care putem porni discutia.

In general, fiecare firma de contabilitate are propriile versiuni particularizate.

Asa este – oamenilor nu le place schimbarea doar de dragul schimbarii. 

De obicei, opunem rezistenta durerii asociate cu schimbarea si cu necunoscutul, nu efectiv schimbarii. 

Rezistenta poate sa vina si din neintelegerea legata de cum va ajuta acea schimbare sa va indepliniti obiectivele de business. Solutia aici este sa legam schimbarea de obiectivele de business.

In acelasi timp, rezistenta poate sa apara de la nivelul ridicat de complexitate pe care-l presupune schimbarea. Solutia aici este sa reducem din complexitate si sa incepem cu un proiect pilot usor de digerat – care este in general si recomandarea noastra. 

Toate aceste lucruri depind insa de unitatea echipei, de experienta persoanelor implicate, de sistemul de management, de sistemul de bonusare, etc.

Spre exemplu, intr-o firma in care sunt multi experti contabili seniori cu 15-20 de ani de experienta, acestia vor dori mai degraba sa-si eficientizeze timpul de inserat date, chiar daca per total activitatea presupune si comunicarea cu clientul, anumite lucruri administrative, rapoarte de activitate – care insumate ajung sa fie consistente.

Pe de alta parte, exact expertii contabili sunt cei care pot sa contribuie cu expertiza lor pentru a putea sa se standardizeze procesul de lucru – ca apoi sa puteti asocia metrice de performanta, timpi de raspuns, indicatori de profitabilitate si altele.

Avem un newsletter digital unde periodic trimitem mesaje – va puteti abona aici, precum si un grup de digitalizare pe FB – si uneori organizam evenimente online prin care scoatem in fata clientii nostri.

Excel, de obicei, este folosit pentru gestionare de date numerice.

Este dificil sa se lucreze mai multe persoane pe acelasi Excel si sa se vada ce modificari si cand au fost facute, sa faca atentionari pe anumite campuri etc. Mai multe despre acest subiect puteti citi aici.

Iar Outlook, daca este folosit ca sistem de gestionare de sarcini – in sensul in care emailul primit de la client ar fi o sarcina de facut – atunci riscati sa uitati de mailuri si sa raspundeti lent.

Cele mai multe persoane primesc zeci sau sute de mesaje pe zi si se ajunge sa nu se poata “distinge graul de neghina”.

In schimb, exista o conexiune automata care se poate face cu Outlook, asa incat daca doriti ca un anumit email sa intre ca sarcina suplimentara in sistemul informatic, doar veti apasa un buton.

Rezervati o intalniare cu noi de aici. In aceasta intalnire virtuala vom discuta pe scurt despre procesele in lucru, pornind de la cateva exemple mai generale.

Apoi veti primi o oferta ajustata la nevoile si obiectivele dvs., apoi vom avea sesiunea de consultanta pe procesele de lucru, din care va rezulta primul proiect pilot.

Acest proiect pilot va fi validat de catre dvs. si intreaga echipa, urmand ca feedback-ul sa fie incorporat in varianta finala, pentru care vi se va face un training dedicat.